W jaki sposób właściciele firm mogą rozliczać wykorzystywanie prywatnych pojazdów w celach firmowych.
Ta właśnie ewidencja jest obowiązkowa w kilku przypadkach. Przede wszystkim wtedy, gdy rozliczany ma być samochód prywatny pracowników, przedsiębiorcy czy używany na podstawie umowy najmu czy użyczenia. Ale od 1 kwietnia 2014 roku taki obowiązek posiadają również wszyscy podatnicy, jacy będą planowali odliczyć VAT w pełnej wysokości od zakupu i wydatków eksploatacyjnych. Wtedy kilometrówka musi być prowadzona w takim celu, żeby mieć pełną kontrolę nad tym, gdzie pojazd jeździ, wykluczając tym samym korzystanie z niego do celów prywatnych. Przepisy szczegółowo precyzują, w jakiej wysokości i na jakich zasadach można będzie odliczyć koszty związane z samochodem, uzależnione to między innymi będzie od liczby zrobionych pojazdem kilometrów – ewidencja przebiegu pojazdu – program.
Prowadzenie kilometrówki nie należy do jakiś skomplikowanych rzeczy, ponieważ przepisy w tym obszarze są w miarę czytelne i zrozumiałe. Można to robić ręcznie, a można się także wspomóc narzędziami informatycznymi. Dostępnych jest bowiem wiele różnych programów, zarówno darmowych jak i płatnych, jakie pomagają w prowadzeniu wszystkiego. Ewidencja przebiegu pojazdu program ( dekretacja faktur ) ułatwi przede wszystkim zapisywanie wszystkich ponoszonych wydatków i przejazdów, a także automatyczne wyliczenie w oparciu o to kosztów dla księgowości – -> zobacz szczegóły. Często programy tego typu posiadają wręcz możliwość integracji z systemami księgowymi, dzięki czemu odpada konieczność przepisywania wszystkiego ręcznie.
Jedną z istotniejszych funkcji, jaką powinien posiadać tego typu program, jest możliwość tworzenia zestawień przebiegu i poniesionych wydatków. Pożądane też by było, jeśli miałby on pobieranie w automatyczny sposób obowiązujących stawek, przez co nie będzie trzeba o tym pamiętać, jeśli ulegną zmianie.