Biznes i prawo

Typowy obieg faktur w firmie często rodzi wiele różnego rodzaju problemów. Przede wszystkim będzie wymagać dość dużej pracy ludzi z kilku działów, ale też jest niekiedy powodem dużego zamieszania. Faktury przychodzą do firmy różnymi drogami. Część z nich może być dostarczana wraz z towarem do magazynu czy działu zakupu, część przychodzi do sekretariatu listami, a część może dostać księgowość bezpośrednio na maila. Tak duży rozrzut miejsc powoduje, że dokumenty zaczynają często wędrować niepotrzebnie pomiędzy działami, czasami giną i tak naprawdę jest z nimi sporo zamieszania.

Najlepiej nawet zorganizowana obsługa faktur w tradycyjnej wersji nie ustrzeże się od takich kłopotów, a poza tym zabiera dużo czasu pracowników, którzy mogliby zająć się czymś innym zamiast poszukiwać zagubionych papierów – tutaj o obsłudze faktur. Dlatego też firmy coraz częściej decydują się na usprawnienie w jakiś sposób procesów wiążących się z rejestracją i obsługą faktur zakupowych, a z pomocą będą im przychodzić najnowsze technologie.

Jednym z coraz chętniej wybieranych rozwiązań o takim charakterze jest oprogramowanie do elektronicznej archiwizacji i obsługi dokumentów. Wszystkie papierowe faktury, jakie pojawiają się w firmie są w pierwszej kolejności poddane skanowaniu i przerobione na postać cyfrową. Realizowane to jest na specjalnych skanerach, które umożliwiają odczyt tekstu z wydruków.

Jest teraz niezła witryna, która zawiera przydatne informacje na prezentowany temat, więc nie zwlekaj tylko przestudiuj ją starannie.

Obecnie rozpoznanie faktur jest na wysokim stopniu zaawansowania, nowoczesne algorytmy radzą sobie bardzo dobrze z tekstem a ich skuteczność wynosi nawet do 90 procent – dowiedź się więcej o rozpoznaniu faktur. Dzięki temu zmniejsza się znacząco ilość pracy ludzkiej, przy równoczesnym zachowaniu należytej jakości. Pozostałe dziesięć procent nieprzeczytanych dokumentów jest wykonywane przez ludzi, a później tak przetworzone faktury będą trafiać dalej.

Zrobić między innymi można integrację z systemem ERP, do którego załadowane zostaną całościowe informacje o zakupach, razem ze skanem faktury. Tym sposobem wszystko od razu będzie widoczne dla wszystkich zainteresowanych działów, i tak naprawdę od razu będzie można dalej z dokumentem pracować.