Typowy obieg faktur zakupowych w firmie często rodzi wiele różnego rodzaju problemów. W pierwszej kolejności wymaga dość sporej pracy osób z kilku działów, lecz również jest czasem powodem dużego zamieszania. Faktury przychodzą do firmy różnymi drogami. Część z nich może być dostarczana razem z towarem do działu zakupów albo magazynu, część przychodzi listownie do sekretariatu, a część może dostać księgowość bezpośrednio na maila. Takie zróżnicowanie miejsc powoduje, że dokumenty zaczynają często wędrować bez potrzeby między działami, czasami giną i tak naprawdę jest z nimi sporo zamieszania.